Détection des doublons
Lors de l'import de commissions, Conance détecte automatiquement les numéros de contrat qui ressemblent à des contrats existants pour éviter la création de doublons.
Quand cette fonctionnalité se déclenche
La détection des doublons s'active uniquement lors de l'import de commissions quand :
- Un numéro de contrat dans votre fichier ne correspond pas exactement à un contrat existant
- Mais ce numéro ressemble à un contrat existant du même partenaire
Exemple :
- Votre fichier contient le contrat
"CONT-2024-001" - En base, vous avez un contrat
"CONT2024001"chez le même partenaire - Conance détecte la similarité et vous demande de confirmer
Comment ça fonctionne
Calcul de la similarité
Conance compare le numéro importé avec les contrats existants du même partenaire en utilisant plusieurs méthodes :
| Méthode | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Normalisation | Supprime espaces, tirets | "AB-123" = "AB123" |
| Inclusion | Un numéro contient l'autre | "12345" ≈ "A12345B" |
| Similarité textuelle | Caractères en commun | "ABC123" ≈ "ABC124" |
Seuils de décision
| Score | Action |
|---|---|
| ≥ 90% | Association automatique (pas de confirmation requise) |
| 65% - 90% | Confirmation manuelle requise |
| < 65% | Pas de correspondance, nouveau contrat créé |
La fenêtre de résolution
Quand des correspondances nécessitent votre validation, une fenêtre s'affiche avec :
Informations affichées
Pour chaque correspondance à résoudre :
- Numéro importé : Le numéro de contrat présent dans votre fichier
- Nom du client : Si disponible dans le fichier
- Candidats : Liste des contrats existants qui ressemblent au numéro importé
Pour chaque candidat :
- Numéro de contrat existant
- Score de similarité (ex: "87% de correspondance")
- Nom du client associé
- Produit associé
- Date de création
Actions possibles
Pour chaque correspondance, vous pouvez :
| Action | Description | Résultat |
|---|---|---|
| Associer | Lier au contrat existant sélectionné | Le numéro importé devient un alias du contrat |
| Créer nouveau | Créer un nouveau contrat | Un nouveau contrat est créé avec ce numéro |
| Rechercher | Chercher manuellement un autre contrat | Permet de trouver un contrat par recherche |
Actions groupées
Pour traiter rapidement plusieurs correspondances :
- Résolution auto : Associe automatiquement au meilleur candidat pour toutes les correspondances
- Nouveau pour tous : Crée un nouveau contrat pour toutes les correspondances
Numéros alternatifs
Quand vous choisissez Associer, le numéro importé est ajouté comme numéro alternatif du contrat existant.
Avantage : Lors des prochains imports, ce numéro sera reconnu automatiquement et associé au bon contrat sans intervention.
Exemple :
- Premier import :
"CONT-2024-001"→ vous l'associez au contrat"CONT2024001" - Le numéro
"CONT-2024-001"est ajouté aux numéros alternatifs - Prochain import :
"CONT-2024-001"est reconnu automatiquement
Bonnes pratiques
Vérifiez attentivement
Même avec un score élevé, vérifiez que le client et le produit correspondent avant d'associer. Deux contrats peuvent avoir des numéros similaires mais être différents.
Utilisez la recherche
Si le bon contrat n'apparaît pas dans les candidats, utilisez la fonction de recherche pour le trouver manuellement.
Standardisez vos numéros
Pour éviter ces situations, essayez d'utiliser le même format de numéro de contrat dans tous vos fichiers d'import.
FAQ
Pourquoi je ne vois pas cette fenêtre ?
La détection ne s'affiche que si :
- Vous importez des commissions (pas juste des contrats)
- Le numéro de contrat n'existe pas exactement
- Un contrat similaire existe chez le même partenaire
- Le score de similarité est entre 65% et 90%
Que se passe-t-il si je me trompe ?
Si vous associez par erreur :
- Le numéro alternatif peut être retiré depuis la fiche du contrat
- Vous pouvez utiliser la fusion de contrats si nécessaire
Les 5 candidats affichés ne suffisent pas ?
Cliquez sur Afficher plus de candidats pour charger 5 candidats supplémentaires.